Dass es wichtig und zwingend erforderlich ist, regelmäßig Datensicherungen lokal eingesetzter Speichermedien durchzuführen, ist hinlänglich bekannt. Doch Verantwortliche und Administratoren in Unternehmen unterschätzen die Risiken von fehlenden Datensicherungen bei Cloud-Lösungen.
In Microsoft 365 ist standardmäßig keine Backup-Routine enthalten. Wenn Anwender versehentlich Dateien löschen (oder wenn ein Rechenzentrum ausfällt), besteht das Risiko eines Datenverlusts. Microsoft garantiert zwar eine hohe Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit für seine Cloud-Dienste – also den Zugriff auf Daten –, es werden aber keine Daten gesichert. Die Sicherung von in der Cloud gespeicherten Daten obliegt dem Dateneigentümer.
Die gesetzlich vorgegebenen Aufbewahrungsfristen schreiben vor, dass viele Dokumente und Daten mehrere Jahre aufzubewahren und zu archivieren sind. Wenn Microsoft 365 an zentraler Stelle in die geschäftliche Korrespondenz integriert ist, leitet sich daraus ohnehin eine Verpflichtung ab, für eine zuverlässige, dauerhafte Datensicherung zu sorgen.
Einzig ein exaktes Abbild von Daten an einem anderen, sicheren Ort stellt eine zuverlässige Datensicherung dar. Der Papierkorb in derselben Cloud-Lösung ist also kein sicherer Ort, um Daten wiederherstellen zu können. Er steht auch nicht für alle Microsoft 365 Anwendungen zur Verfügung und kann bestenfalls zur kurzfristigen Wiederherstellung dienen. Exchange Online, SharePoint Online und OneDrive for Business bieten zwar einen Papierkorb, aus dem sich einige Tage lang Daten wieder zurückholen lassen. Auch Exchange Server und SharePoint Server verfügen über einen Papierkorb. Aber wenn die Daten im Papierkorb nicht mehr vorhanden sind, lassen sie sich auch nicht wiederherstellen. Kein Administrator sollte in Betracht ziehen, den Papierkorb als Sicherungslösung einzusetzen – er ist bestenfalls eine Notlösung.
Gefährdungsszenarien mit Backups begegnen
Die vorsätzliche Löschung von Daten durch unzufriedene oder ehemalige Beschäftigte stellt eine gängige Bedrohungslagen dar; insbes. im Home-Office, wo nicht überprüft werden kann, wer auf die Rechner und die Anwendungen zugreift. Aus den Papierkörben von Exchange Online und SharePoint Online oder OneDrive for Business lassen sich einige Daten wiederherstellen, aber längst nicht alle.
Bei Hacker-, Malware- oder Ransomware-Attacken kann es schnell vorkommen, dass in den verschiedenen Diensten sehr große Datenmengen verloren gehen oder nicht mehr nutzbar sind. Ein solches existenzbedrohendes Gefährdungspotenzial lässt sich nur durch regelmäßig durchgeführte Datensicherungen abwenden.
Gehen Geschäftskorrespondenz, Kalendereinträge oder Kontaktdaten in Exchange Online verloren, ist ohne Datensicherungen eine Wiederherstellung der Daten kaum möglich. Um E-Mails, Termine oder Kontakte entsprechend abzusichern, muss jeder Verantwortliche für seinen Bereich prüfen, welche Daten in welchen Zeitintervallen zu sichern sind.
OneDrive for Business und SharePoint Online nehmen selbständig keinerlei Datensicherung vor. Um Versionskonflikte, Berechtigungskonzepte oder versehentliche Löschungen zu vermeiden, helfen nur Datensicherungen. Löschen Anwender lokal Daten, kann es durch die Synchronisierung von SharePoint-Bibliotheken und Ordnern in OneDrive for Business schnell passieren, dass die Daten auch in der Cloud verloren gehen. Bedingt durch die laufenden Synchronisierungsprozesse ist es wahrscheinlich, dass dann auch auf anderen Clients die Daten verloren gehen.
Nutzen Unternehmen Microsoft Teams, landen Besprechungsdaten und -unterlagen an verschiedenen Stellen von Microsoft 365; insbes. SharePoint, Exchange und OneDrive. Werden an diesen Stellen keine Datensicherungen durchgeführt, kann es schnell passieren, dass Daten verloren gehen, da interne Lösungen keine Möglichkeit zur Wiederherstellung bieten.
Eigene Datensicherung schützt vor Datenverlust
Nur mit eigenen Datensicherungen ist es möglich, gelöschte, unerwünscht veränderte Dokumente, defekte Dateien oder auf anderen Wegen verschwundene Informationen wiederherzustellen, ohne die Anwender bei der Arbeit einzuschränken. Geplante Datensicherungsroutinen stellen sicher, dass genau die Datenmengen gesichert werden, die für eine Wiederherstellung notwendig sind. Auch das Zeitintervall und der Zeitpunkt von Datensicherungen assen sich nur selbst steuern, wenn eigene Backups konfiguriert sind.
Um eine optimale Sicherungsstrategie aufzubauen, sollten möglichst alle Microsoft-365-Daten gesichert werden, die Anwender in der Cloud speichern. Die Wiederherstellung muss auf granularer Ebene ermöglichen, auch einzelne Dateien wiederzustellen. Idealerweise wird bei der gezielten Planung von Sicherungsroutinen mit jeder Abteilung ein Wiederherstellungsplan ausgearbeitet, der sicherstellt, dass alle Daten der Abteilung jeweils so gesichert werden, wie sie benötigt werden. Dabei sind auch die Wiederherstellungszeiträume zu berücksichtigen.
Backup-Lösungen für Microsoft 365
Veeam Backup for Office 365 ist eine Lösung, die Daten aus Microsoft 365 nicht in der Cloud speichert, sondern diese offline in eine lokale Sicherung einbindet. Das Tool unterstützt neben Exchange und SharePoint auch Teams und OneDrive for Business. Der Vorteil dieser Backup-Lösung besteht darin, dass die im internen Netzwerk eingesetzten Techniken auch in der Cloud nutzbar sind. So lassen sich Postfächer in Exchange Online ebenso sichern, wie lokale Exchange-Server.
CodeTwo Backup for Office 365 ist ebenfalls eine flexible Sicherungslösung für Daten in Microsoft 365. Altaro bietet jedoch ein Backup- Tool, bei welchem die Daten nicht heruntergeladen, sondern in Cloud gesichert werden.
Welche Backup-Lösung eingesetzt wird, ist jeweils im Einzelfall zu entscheiden und hängt von den eingesetzten Microsoft-365-Anwendungen, von der Komplexität der Unternehmensstruktur sowie dem zu sichernden Datenvolumen ab. Viel wichtiger als die Entscheidung für ein bestimmtes Tool, ist die Erkenntnis, dass überhaupt regelmäßige Sicherungen durchzuführen sind.
18.10.2021
Photo by sendi gibran on Unsplash
